Mit der Digitalisierung unseres Alltags entsteht eine stetig wachsende Datenmenge, die wir alle aktiv pflegen, beschützen und verwalten müssen. Das schliesst auch Sie als Benutzer(in) unserer Systeme mit ein. Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen deshalb die grundlegende Systematik unserer Ablagen und Dateiverwaltung aufzeigen, gleichzeitig aber auch ein Bewusstsein für die Herausforderungen des Infrastrukturbetriebs schaffen.
Zunächst einmal ein paar Zahlen:
- Rund 35 Terabyte (TB) an Daten umfassen unsere kantonalen Dateiserver («Fileserver») aktuell.
- Das Wachstum der Datenmenge beträgt 10 % bis 15 % pro Jahr.
- Jeden Tag verändern sich ca. 10 %, also ca. 3 TB, dieser Daten – sie werden bearbeitet, erstellt oder gelöscht.
- Einige dieser Server verwalten Milliarden von einzelnen Dateien. Um diese Datenmengen richtig zu verwalten, ist es wichtig zu wissen, was wohin gehört.
Nachfolgend eine Übersicht der gängigsten Ablagen, aus Ihrer Sicht als Anwender(in). Diese Informationen betreffen die Arbeitsplatzumgebung von Verwaltungen inkl. KAPO und den Spitalverbund AR
C: Dieses Laufwerk ist üblicherweise ein lokales Laufwerk (in VDI-Anwendung und bei der Arbeit lokal auf einem Notebook). Es ist schreibgeschützt und kann nicht für das Speichern von Daten verwendet werden. Darauf befinden sich ausschliesslich System- und Programmdateien.
G: Das Gruppenlaufwerk entspricht Ihrer individuellen Organisation und ist der richtige Ablageort für Geschäftsdaten. Die Strukturen und Berechtigungen werden durch Ihre Organisation vorgegeben.
P: Das persönliche Datenlaufwerk ist der richtige Platz für Ihre persönlichen Daten, wie Korrespondenz, Personalbelange, Arbeitsdokumente, Notizen usw. – wenn diese nicht an einem zentralen Ort abgelegt werden können. Dabei ist sehr wichtig, dass das Laufwerk nicht als private Ablage von z. B. Ferienbildern oder eigenen Programmen verwendet werden darf.
Hinweis: Ihre Windows Bibliotheken (Desktop, Downloads, Dokumente, Bilder) sind ebenfalls Teil dieses Laufwerks. Bitte bereinigen Sie diese regelmässig und löschen Sie nicht mehr benötigte Dateien (z.B. alte Downloads).
S: Das Laufwerk S wird bei Bedarf verbunden und zeigt auf den zentralen, einfachen Netzspeicher (NAS). Darauf finden sich z.B. Archivdaten oder auch Ablagemöglichkeiten für einen einfachen Datenaustausch zwischen zwei individuellen Organisationen.
Zuletzt noch ein paar allgemeine Hinweise betreffend Datensicherung und Datenpflege:
Alle Laufwerke, welche für unsere Daten genutzt werden, unterliegen einem zuverlässigen Betriebs- und Sicherungskonzept. Die Daten werden mehrfach und auf verschiedenen Medien gesichert sowie räumlich ausgelagert. Wir prüfen jeden Monat automatisiert, ob die Daten wiederherstellbar sind und führen umfangreiche jährliche Kontrollen aller Sicherungs-Konstellationen durch.
Um einen optimalen, unterbrechungsfreien Betrieb sicherzustellen, sind die Fileserver gespiegelt in beiden Rechenzentren vorhanden. So sind sie vor den meisten externen Einflüssen gut geschützt.
Insbesondere aufgrund der oben genannten Betriebs- und Sicherungskonzepte ist es uns ein besonderes Anliegen, Sie um Mithilfe zu bitten. Mit Ihrer Unterstützung schaffen wir eine noch bessere Stabilität, Verfügbarkeit und Kosteneffizienz unserer Systeme: Pflegen Sie Ihre Daten bewusst und prüfen Sie Ihr Laufwerk P: regelmässig auf obsolete und nicht mehr benötigte Daten. Vermeiden Sie auch die doppelte Ablage von Dateien oder manuelle Sicherungen von Geschäftsdaten.
Im AP21 Handbuch finden Sie weiterführende Informationen zum virtuellen Arbeitsplatz und eine Beschreibung der Laufwerke im Kapitel 3.8 (Seite 18/19).
Bei Unklarheiten und Fragen steht ihnen der ARI Service Desk (servicedesk@ari-ag.ch) immer gerne zur Seite und unterstützt Sie in der effizienten Verwaltung Ihrer Daten. Wir bedanken uns herzlich für Ihre Mithilfe und wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg auf dem Weg zur «Digitalisierung in der Verwaltung».
Dylan Lehner (Workplace & Automation) und Michael Hirt (Datacenter & Services)
